Я думаю, что предварительно:
1) Нужно выложить сюжет ("завязку") игры (грубо говоря, кто кого и за что не любит), а так же цели основных сюжетных персонажей и команд.
2) Представить информацию о каждом из выбранной мастером расах и классах, в плане подготовки костюма, оружия, реквизита и доспеха – как, из чего и где сделать + допустимые отклонения (мы всё-таки в Израиле – возможностей тут поменьше). Примерные затраты на изготовление того или иного предмета.
3) Список ролей, их количество, баланс сил на полигоне.
4) Штурмовые локации: если планируются, то как именно (штурм "по-жизни" с тараном, штурмовыми лестницами, и т.д., или ролевой – без попытки вылома ворот). Количество локаций + информация по изготовлению штурмовых локаций.

Отсюда, в зависимости от количества предварительно заявившихся игроков и команд, можно, учитывая сроки на подготовку по заявленным ими ролям (банда разбойников – меньше времени на подготовку, крепость гномов с артиллерией – больше времени), рассчитать примерную дату игры.