А может 2 раза в год?

[Лена Ангел]

Еще одна потенциальная проблема: малое кол-во авторов- исполнителей. Т.е. обновление репертуара.

Знаю как минимум несколько человек, которые свое пишут, но не выступают. Имхо, при организации стоит делать упор на том, что это возможность для людей показать свои песни в дружественно настроенной аудитории.

[KAБAH]

Имхо, при организации стоит делать упор на том, что это возможность для людей показать свои песни в дружественно настроенной аудитории.

Это многократно афишировавшийся факт. Обратиться ко мне может любой, тем-более автор.
Понятно что надо это делать заранее, а не в день концерта (хотя Маша Сергеева попросилась на сцену прямо на менестрельнике и вы все видели ее на сцене и такое есть почти каждый менестрельник).
И конечно тип творчества тоже может играть свою роль, но как я уже сказал - заявлятся может любой, просто не все это делают.

[Лена Ангел]

Это многократно афишировавшийся факт.

Не видела такого, сорри. Обычно о менестрельнике объявляют, когда уже есть и дата и примерный состав.
Можно заранее объявить набор авторов, или прослушивание новых песен, или еще что-нибудь, зависит от желания. Авторы, особенно стеснительные, просто так на сцену не выйдут, им нужен волшебный пендель, дополнительная мотивация.