Тут главное цель определить - заработать или компенсировать расходы+минимальный гешефт поварам/официантам на пиво.
Если цену порции расчитывать исходя из затрат на нее - в чем проблема? Ясное дело, что все опять замыкается на добросовестности людей, но это уже вопрос репутации.
Проблема инплея тоже не очень существенная:
Во первых, у нас не ролевая игра, а костюмированная тусовка с ролевыми элементами и не только. Таким же оффплеем будет аирсофтный тир в субботу, и презентация клуба "Тактикбол", если будет "добро" от начальства.
Во вторых, если мешает оффплей - не ходи в кабак, не трать свои деньги. (Опция, как ни крути)
В третих, никто не мешает сделать обменный пункт, как уже предложили, где после минимального оффплея ты получаешь "валюту" и идешь в кабак на игровые. (Что, по факту было на прошлом "городе" - за взнос человек получал "валюту". В нашем случае, взнос зависит от того, сколько "валюты" человек хочет получить.)
По хорошему, обычно 50-60% бюджета такого мероприятия уходит на продовольствие. (если мастера делают КАЧЕСТВЕННУЮ точку общепита) Это 50-60% взноса соответственно. В настоящий момент игрок платит от 100 до 200 шах взноса на игру. Откидываем финансы "на кабак" - получаем 40-50 в первом и 80-100 во втором случаях. В таком случае, если кому-то кабак пофигу, он не должен платить за факт его существования. А если игрок расчитывает питаться в кабаке, он сэкономленную на взносе сумму тратит в кабаке, САМ решая, сколько он хочет потратить на еду.
ИМХО такая система более юзерфрендли, хотя и сложнее в исполнении.